Ausschreibungsnummer: 25/042
Stellenangebot vom 25. Oktober 2025
Am IPP-Standort in Garching forschen wir am Großexperiment ASDEX Upgrade. Dabei handelt es sich um eine Fusionsanlage vom weltweit bekannten Typ Tokamak.
Wir besetzen aktuell eine Position als Sachbearbeiter*in im Wissenschaftlich-Technischem Büro (WTB). Das Wissenschaftlich-Technische Büro als Stabsabteilung der Wissenschaftlichen Direktorin umfasst die Abteilungen Kommunikation und Forschungskoordination und interagiert mit Stakeholdern innerhalb und außerhalb des IPP. Das WTB wirkt an der Außendarstellung des Instituts mit und fördert eine effektive und vertrauensvolle Kommunikation zwischen Institutsleitung und Belegschaft. Diese Position ist flexibel in Voll- oder Teilzeit (mindestens 75%) zu besetzen.
Das sind Ihre Aufgaben
- Büro- und Assistenz: Post, Kalenderpflege, Termin- und Reisemanagement, Abrechnungen sowie Material- und Bestellwesen inkl. strukturierter Ablage
- Planen und Organisieren von Leitungs- und Gremiensitzungen: Agenda und Unterlagen, Protokollführung, Beschluss- und Fristenmanagement sowie professionelle Antragsbearbeitung.
- Betreuung von Alumni, Promovierenden und Postdocs: Onboarding, zielgruppenspezifische Newsletter, Pflege von Datenbanken und Reports, Durchführung von Umfragen/Evaluationen sowie Koordination von Workshops, Trainings und Buddy-/Mentoring-Programmen.
- Steuerung von Projekten und Optimierung von Prozessen – einschließlich der Koordination externer Dienstleister – von der Planung bis zur termingerechten Umsetzung.
- Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Tag der offenen Tür, Summer University)
Das bringen Sie mit
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Fremdsprachensekretärin oder ähnliches
- Umfassende Erfahrung in den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Sachbearbeitung und/oder Projektmanagement
- Exzellente Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, zusätzliche EDV-Kenntnisse (z.B. SAP, CMS) zu erwerben
- Fließende Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Zahlenaffinität, Fähigkeit zur Analyse von Geschäftsprozessen und ein ausgeprägtes Organisationstalent
- Lösungsorientiertes Denken und Handeln, gepaart mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und einer selbstständigen, strukturierten Arbeitsweise
- Durchsetzungsstarke Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und Flexibilität
Das sind die Gründe bei uns zu starten
- Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 8 TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
- Unbefristete krisensichere Tätigkeit mit Stabilität
- Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
- 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
- Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
- Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
- Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
- Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
- Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
- Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
- Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse
- Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
- Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland
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