Ausschreibungsnummer: 25/048
Stellenangebot vom 25. November 2025
Am IPP-Standort in Garching forschen wir am Großexperiment ASDEX Upgrade. Dabei handelt es sich um eine Fusionsanlage vom weltweit bekannten Typ Tokamak.
Wir besetzen aktuell eine Position als Sachbearbeiter*in / Assistent*in mit Schwerpunkt Gebäudemanagement in der Abteilung Facility Management. Der Bereich Facility Management (FM) ist verantwortlich für die betriebstechnische Infrastruktur sowie den Erhalt und die Modernisierung der rund 60 Gebäude sowie der dazugehörigen Verkehrsflächen und Grünanlagen auf dem Campus. Diese Position ist in Teilzeit (50%) zu besetzen.
Das sind Ihre Aufgaben
- Abwicklung und Controlling von Bau-, Wartungs- und Prüfaufträgen inkl. Budget- und Mittelabflusssteuerung sowie logistische Rechnungsprüfung/Abrechnung in SAP
- Anlage, Pflege und Abschluss von Bestellungen, Bauanträgen und Verträgen (Obligo-/Kostenüberwachung, Skonto/Gutschriften, Termin- und Statuspflege).
- Mitwirkung an VOB- und Rahmenvertragsausschreibungen (Unterlagen, Spezifikationen, Vorauswahl) nach gesetzlichen/zuwendungsrechtlichen Vorgaben.
- Pflege und Qualitätssicherung der CAFM-Daten in Archibus sowie Erstellung von Statistiken/Reports.
- Vertretung der Sachbearbeitung in der Gruppe Gebäudemanagement
- Büro- und Assistenzaufgaben, wie z.B. Postbearbeitung und Dokumentenmanagement, Besprechungen organisieren, Aushänge erstellen, Materialbeschaffung, Protokollführung
Das bringen Sie mit
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit gutem technischem Verständnis oder ggf. technische Ausbildung mit einschlägiger kaufmännischer Weiterbildung
- Fundierte Erfahrung in den Bereichen Sachbearbeitung, Vertragsverwaltung und Abrechnung
- Exzellente Kenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen sowie die Bereitschaft, zusätzliche EDV-Kenntnisse (z.B. SAP, CAFM) zu erwerben und zur geplanten Digitalisierung beizutragen
- Kenntnisse im Bereich Hochbau und Gebäudetechnik von Vorteil
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Lösungsorientiertes Denken und Handeln, gepaart mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und einer selbstständigen, strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise
Das sind die Gründe bei uns zu starten
- Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zu Entgeltgruppe 9a TVöD Bund, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen und Jahressonderzahlung
- Gleitzeitsystem und flexible Arbeitszeitmodelle
- 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) und zusätzlich freie Tage, z.B. an Weihnachten, Silvester und Brückentagen
- Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL Zusatzversorgung)
- Zuschüsse für Jobtickets (z.B. Deutschlandticket)
- Kantine mit abwechslungsreichem Speisenangebot
- Kostenfreie Parkplätze am Institutsgelände und direkte Anbindung an den ÖPNV
- Weiterbildungsangebote für fachliche Weiterbildung, Kompetenztrainings und Online-Trainingsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
- Betriebliches Gesundheitsmanagement zur Gesundheitsvorsorge und Prävention
- Diverse Sportangebote, -gruppen und -kurse
- Sozialberatung für die Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
- Familienservice für alle Fragen rund um Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Vergünstigte Ferienwohnungen im In- und Ausland
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