Datenschutzerklärung für das Bewerbungsverfahren

Der Schutz der uns von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Die Verarbeitung und Speicherung dieser Daten erfolgt ausschließlich in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften der DS-GVO und des BDSG (neu). Weiterhin informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahren.

   

1. Welche Daten werden erhoben, verarbeitet, genutzt oder weitergegeben?

Wir erheben zum Zwecke der Stellenbesetzung unterschiedliche Arten von Informationen, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses zugänglich machen. Dabei handelt es sich insbesondere um Ihre Kontaktdaten, Ihre schulische und berufliche Laufbahn sowie etwaige Arbeitserfahrungen und besonderen Fähigkeiten inklusive der von Ihnen zur Verfügung gestellten Zeugnisse.

 

2. Wofür werden die Daten erhoben, verarbeitet, genutzt oder weitergegeben?

Die von Ihnen in unser Bewerbungssystem eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahren des Max-Planck-Instituts für Plasmaphysik gespeichert und verarbeitet. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtangaben, die für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG. Nicht mit einem * gekennzeichnete Felder können von Ihnen freiwillig ausgefüllt werden. Mit dem Ausfüllen der freiwilligen Felder geben Sie uns Ihre Einwilligung, diese Daten ausschließlich zum Zweck des Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahrens zu speichern und zu verarbeiten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesen Fällen  § 26 Abs. 2 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung der betroffenen Person). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (Art. 7 DS-GVO). Sollte es nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein Ihre Daten länger zu speichern, so erfolgt dieses dann zur Wahrung unseres berechtigten Interesses zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, werden wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten zum Zwecke der Begründung eines Arbeitsverhältnisses für den verwaltungstechnischen Einstellungsprozess übernehmen.

 

3. Empfänger der Daten oder Kategorien von Empfängern

Die Verarbeitung Ihrer persönlichen Angaben erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung auf Systemen der Haufe-umantis AG. Das Max-Planck-Institut, als verantwortliche Stelle, hat nur insoweit Zugriff auf Ihre Daten, wie es für das Bewerbungs- und Stellenbesetzungsverfahren entsprechend der internen Aufgabenverteilung erforderlich ist. Zugriff auf die Daten haben Mitarbeiter*innen der Personalabteilung sowie im Rahmen von HEPP-Bewerbungen die HEPP-Koordinatoren. Diese übermitteln die Daten an die für das jeweilige Bewerbungsverfahren gebildete Auswahlkommission, sowie die Gleichstellungsbeauftragte, den lokalen Betriebsrat und ggf. der Schwerbehindertenvertretung. Die Auswahlkommission kann auch externe Gutachter enthalten, an die die Daten ggf. übermittelt werden. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt.

 

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Sollten wir Ihnen am Ende des Bewerbungsprozesses keine Beschäftigung anbieten können, werden Ihre Daten noch bis zu sechs Monate für den Zweck aufbewahrt, Ihnen Fragen zu Ihrer Bewerbung und deren Ablehnung beantworten zu können. Bei Initiativbewerbungen erfolgt die Aufbewahrung bis zum Ende des Sondierungs- und ggfs. des Besetzungsprozesses. Anschließend werden Ihr personenbezogenen Daten anonymisiert. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn Sie uns hierzu Ihre Einwilligung gegeben haben.
In diesem Fall erfolgt die Anonymisierung nach einem Jahr. Wurden Ihnen im Rahmen der Einladung zu einem Bewerbungsgespräch Kosten erstattet, so sind wir gesetzlich verpflichtet die notwendigen buchhalterischen Daten für 10 Jahre aufzubewahren.

 

5. Ihre Rechte

Über Ihren persönlichen Zugang zum Bewerbungssystem können Sie jederzeit Ihre eingegebenen Daten einsehen, ändern oder löschen. Ihr Zugang wird durch Ihre E-Mail-Adresse als persönlicher Login-Name sowie ein von Ihnen gewähltes Passwort geschützt. Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 Abs. 1 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) zu.
Ihre Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Ihre Daten werden in diesem Fall umgehend gelöscht oder in den gesetzlich vorgesehenen Fällen stattdessen gesperrt. Für den Widerruf der Einwilligung schreiben Sie unter Angabe Ihres Vor- und Zunamens eine E-Mail an
Um Ihre anderen o.g. Rechte geltend zu machen wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte der Max-Planck-Gesellschaft unter .

 

 

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